Comment bien s’organiser au travail

Comment bien s’organiser pour se libérer l’esprit et être productif ?

Passer à la poste demain entre midi et deux, appeler le médecin pour décaler le rendez-vous de vendredi, passer 2h avec mamie  pour son anniversaire Jeudi soir après le cours de Yoga, planifier la réunion de budget avec le chef, envoyer le rapport mensuel au comité de pilotage, appeler Francis pour lui demander s’il peut toujours passer déposer le matelas gonflable vendredi pour Alexa qui vient passer le weekend à la maison …

C’est une torture cérébrale que de vouloir tout gérer, sa vie professionnelle, personnelle, familiale et sociale, exclusivement dans sa tête, et de s’assurer d’exécuter toutes ces tâches diverses au bon moment. Notre cerveau fait tourner cette liste en boucle et en permanence dans notre tête, tant qu’elle n’est pas accomplie. Et comme on a toujours de nouvelles choses à faire tous les jours, cette boucle ne s’arrête jamais et notre cerveau ne se repose donc jamais.

Aussi puissant soit-il, le cerveau n’est pas un système fiable d’organisation puisqu’il n’est pas conçu pour travailler en permanence. Et s’il ose se reposer un peu et oublie de nous rappeler une tâche le moment venu, il se fait flageller à coup de reproches et de claques.

Ceux qui arrivent à mener leur vie de la sorte ne se rendent peut-être pas compte qu’ils s’épuisent. Or il y a moyen de récupérer cette énergie si précieuse pour l’utiliser à meilleur escient, en faisant confiance à un système extérieur de planification.

Noter !

Tout ce qui doit être fait, doit être écrit quelque part. Et ce ne sont pas les outils qui manquent, donc inutile de vouloir tout garder dans le tête. Peu importe la tâche, même “Penser à réfléchir un jour sur un sujet hypothétique“, doit être prise au sérieux, rentrer dans le système d’organisation ou être jetée. Sinon elle risque de nous hanter.

Avec les smartphones, nous avons à notre disposition des calendriers et des myriades d’applications gratuites implémentant des méthodes d’organisation diverses et variées. Alors pourquoi punir notre cerveau ? Peu importe l’outil et le concept choisi, le but est de savoir à tout moment ce qu’on doit faire.

Si le tout numérique ne vous inspire pas, ce ne sont pas les solutions matérielles qui manquent. De la simple feuille de papier, en passant par l’agenda classique ou le bullet journal jusqu’au système plus complexe du conférencier, il y en a pour tous les goûts. Il suffit de choisir la méthode qui convient à son mode de vie et à ses goûts, pour arriver à être productif en toute simplicité !

Coucher ses tâches sur une feuille de papier ou dans un outil quelconque permet de soulager l’esprit de cette fonction d’archive et de rappel.

Planifier les tâches dans le temps

Rien de plus rebutant, quand on veut être productif, qu’une liste longue comme le Nil, pleine de tâches désuètes. Et la diviser en plusieurs sous-listes n’est pas non plus la solution. Car une foultitude de listes est tout aussi accablante. “Acheter les cadeaux de Noël en avance” n’a rien à faire sur la liste de tâches au mois de Mars ! Mais elle sera probablement d’actualité en Octobre, voire même pendant les soldes d’été.

À une tâche, il faut attribuer une date de réalisation, sinon elle risque de moisir dans la “to do list”. Ce qui risque de l’allonger inutilement et de devenir une source d’angoisse.

D’où l’utilité de l’agenda, où l’on pourra planifier les cadeaux de Noël dans la liste du mois d’Août. Peu de personnes utilisent un agenda, pourtant, c’est un outil efficace pour prévoir dans le temps ses tâches. Attention, il ne s’agit pas d’être rigide sur les dates ! Il faut aussi pouvoir composer avec les impératifs qui surgissent de nulle part et qui s’imposent à nous. Un système fiable doit être capable d’absorber l’imprévu.

Ainsi, aussi petite soit-elle, quand une nouvelle tâche survient, il faut :

• l’exécuter tout de suite si son exécution est très rapide,
• la planifier à une date si on n’est pas disponible et disposé
• la consigner dans une liste “panier” à planifier plus tard
• ou la jeter car elle n’est plus d’actualité, ou si les conditions pour qu’elle soit possible sont loin d’être réunies. Mais pas de panique ! Elle reviendra toute seule le jour où elle sera pertinente.

Ainsi ces étapes nous évite d’encombrer notre esprit et notre système de tâches inutiles. Cela serait anti-productif, c’est pour cela que vous devez vous débarrassez des tâches du genre “peut-être un jour…“. Elles occupent inutilement de la place dans votre vie et vous coûte de l’énergie.

Avoir une routine et un système bien à soi

La revue régulière

Écrire toutes nos tâches sur une feuille est très peu efficace, si on ne compte plus jamais la relire. Car il est impossible de tout faire d’un coup. Et il en va de même pour un agenda. C’est pour cela qu’il est important de revoir sa liste régulièrement. Car c’est l’occasion de faire le bilan sur ce qui a été fait et ce qu’il reste à faire. C’est aussi le moment de revoir ses priorités et changer de cap si besoin.

Un système d’organisation fiable est un ensemble d’outils et supports accompagné d’une méthode, qui permettent de garder le cap à long terme. Ce système doit :

• permettre de savoir à tout moment la liste de choses à faire sans risque de perte d’information – Archivage
• rappeler d’exécuter les tâches au moment prévu sans risque d’oublier – Rappel
• être souple et capable d’absorber les imprévus sans que le système ne s’effondre – Adaptation

Consulter régulièrement son système est une pratique essentielle pour ne pas perdre le fil. Au moins une fois en chaque début de semaine pour avoir une feuille de route pour les jours à venir.

La purge

La revue est également l’occasion de re-parcourir ses listes et ses objectifs pour y supprimer tout ce qui n’est plus pertinent ou qui a été fait. Cette étape est très importante pour garder l’intégrité et l’efficacité du système. Car une liste surchargée ne permet plus d’avoir une vision claire de ce qui est important. C’est pour cela qu’il faut y faire le ménage régulièrement afin de garder un système épuré et efficace.

Mes outils préférés

Papier ou numérique, cela n’a aucune importance, il faut faire ce qui nous plaît. En effet, le plaisir compte pour beaucoup. Surtout quand on a la flemme, le plaisir est une motivation supplémentaire quand vient le temps de s’y mettre.

Rien de tel qu’un bon vieux carnet ou un cahier pour commencer à s’organiser. C’est l’occasion d’appliquer la méthode minimaliste du bullet journal qui a le mérite d’être ultra simple, très efficace et peu coûteux.

Les listes

On peut se contenter d’une application de type liste avec rappel, car elle permet de lister tout ce qu’on à faire, d’y mettre une date d’échéance si besoin et surtout de mettre un rappel quand c’est le moment de l’exécuter. Rien qu’avec ça, on peut déjà mettre de l’ordre dans sa vie. 

Dans cette catégorie on peut citer mes 2 applications préférées :

Les agendas

L’agenda, qu’il soit numérique ou papier, a pour but d’étaler dans le temps les tâches à faire en fonction de ses objectifs et de ses disponibilités. Les calendriers Google et Outlook font amplement l’affaire puisqu’ils sont gratuits et disponibles partout, peu importe l’appareil utilisé.

Cependant, moi j’ai une préférence pour les agendas papiers. Car écrire me permet de m’imprégner de la tâche qui m’incombe et de prendre conscience qu’elle nécessite une action de ma part. Je ne l’explique pas

Un peu bizarre, c’est vrai, mais je sais que je ne suis pas la seule … Parmi les agendas grand public disponibles en magasin en France, mon préféré reste celui de Mark’s (Tokyo Edge). Il est très complet, fonctionnel et sobre. Au début je fabriquais des stickers pour l’agrémenter mais j’ai fini par adopter un style minimaliste pour me focaliser sur l’action.

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J’ai également testé un modèle chez Quo Vadis, un petit peu plus moderne que ceux au look austère qu’on trouve en abondance dans les rayons de papèterie  (ceux qui ne donnent pas du tout envie de grandir et d’utiliser un agenda), mais je dois avouer ma déception car je l’ai trouvé incomplet et ne m’inspire pas. On pourra en parler plus longuement dans une revue spécifique aux agendas et de la pénurie de planner moderne en France.

Passer à l’action !

Il existe encore d’autres concepts et outils tels que les organiseurs, les tableaux Kanban, et des applications en tout genre. Mais à ce stade, avec un simple cahier ou une simple liste, on peut déjà commencer à exécuter ! Car tout ce blabla et ces outils ne servent qu’à une chose, qu’à nous faire exécuter les tâches qu’ils contiennent.

Ne tombez pas dans le piège de la planification éternelle. Et ne vous laissez pas endormir par la sensation d’être productif que procure cet exercice. Passez à l’action ! N’écoutez pas la flemme et exécutez, plutôt que de râler. Dépensez votre énergie à faire, plutôt qu’à trouver les excuses pour ne pas passer à l’action. Le temps de râler, vous auriez déjà terminé !

Conclusion

Le point essentiel d’une bonne organisation réside dans le fait de ne pas compter exclusivement sur son cerveau pour se rappeler des tâches à faire. Il faut les noter et les planifier dans un système fiable qui doit aussi être accompagné d’une routine bien à soi. Cette routine nous fait consulter ce système régulièrement et nous garantit de savoir quand exécuter les tâches prévues en toute sérénité le moment venu.

L’objectif de la planification est de sortir de notre tête tout ce qui doit être fait pour être placé dans un système fiable et nous permettre d’y penser et de l’exécuter au bon moment.

Ne vous contentez pas d’accumuler des tâches dans une liste. Gérez-les, décidez tout de suite ce qu’il faut en faire et pour quand. Une liste qui déborde de tâches est source d’angoisse et finit par nous faire perdre le cap. Concevez la méthode qui convient à votre mode de vie et à votre personnalité. Puis EXÉCUTER ! C’est l’étape la plus importante. Il faut donc :

• Noter
• Planifier
• Exécuter !
• Purger

Pour se construire son propre système, moi je conseillerais de commencer par ce qui inspire ou qui paraît le plus simple. Car ce système doit, dans un premier temps, nous motiver à l’utiliser. Ensuite de le faire évoluer au fur et à mesure pour qu’il soit plus fonctionnel et productif.

Pour aller plus loin, je vous recommande vivement le livre sur la méthode GTD de David Allen, S’organiser pour Réussir, qui est une bible en la matière. Dans d’autres articles, on pourra explorer différentes méthodes d’organisation et passer en revue ensemble différents outils numériques ou papiers.

Avez-vous une méthode d’organisation ? Si vous utilisez un agenda, quels sont vos critères pour le choisir ? Vous êtes plutôt papier ou numérique ou les deux ?

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